Αρχική σελίδα » Η Σχολή » e-Τμήμα » Ηλεκτρονικά Έντυπα » Έντυπα για το προσωπικό της Σχολής

Έντυπα αίτησης χορήγησης αδειών μελών ΔΕΠ

Χρηματοδότηση συμμετοχής σε συνέδριο ή δημοσίευσης σε περιοδικό

Τα μέλη της Πανεπιστημιακής Κοινότητας (Μέλη ΔΕΠ, ΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ, ΕΕΠ), τα οποία παρουσιάζουν εργασία σε Διεθνές Συνέδριο και επιθυμούν να χρηματοδοτηθεί η συμμετοχή τους σε αυτό, ή εναλλακτικά που θέλουν να καλυφθούν τα έξοδα δημοσίευσης σε διεθνές επιστημονικό περιοδικό ακολουθούν την εξής διαδικασία:

  • Υποβάλλουν προς την Κοσμητεία της Σχολής τους αίτηση:
  • Ο Κοσμήτωρ κάθε Σχολής εισάγει σε Συνεδρίαση της Κοσμητείας τις αιτήσεις που του έχουν υποβληθεί.
  • Η Κοσμητεία επιβεβαιώνει για κάθε αίτηση ότι πληρούνται οι προϋποθέσεις οι οποίες αναφέρονται στην απόφαση της Συγκλήτου και στο ισχύον θεσμικό πλαίσιο και αποφασίζει σχετικά με την έγκρισης της.

Στη συνέχεια αναφέρονται οι ειδικότερες προϋποθέσεις για τη συμμετοχή σε Διεθνή Συνέδρια ή τις δημοσιεύσεις σε Διεθνή περιοδικά, οι οποίες χρηματοδοτούνται από το έργο της συμμετοχής σε διεθνή συνέδρια (ΚΑ 70/4/17454) και παρακαλούμε για την ενημέρωση όλου του ακαδημαϊκού προσωπικού  της Σχολής σας.

Σύμφωνα με την Απόφαση Συγκλήτου

1) Συμμετοχή σε συνέδριο (Μέλη Δ.Ε.Π., Ε.Δ.Ι.Π., Ε.Τ.Ε.Π., Ε.Ε.Π.)

-   Το Συνέδριο απαιτείται να είναι Διεθνές.

-   Επιλέξιμες δαπάνες είναι:

α) το κόστος εγγραφής

β) τα εισιτήρια μετάβασης στον τόπο διεξαγωγής του Διεθνούς Συνεδρίου συμπεριλαμβανομένων των εξόδων μετακίνησης (εισιτήρια) μεταξύ της πόλης προορισμού και του αεροδρομίου όταν το συνέδριο διεξάγεται σε διαφορετική πόλη από αυτή του αεροδρομίου (στα οποία δεν συμπεριλαμβάνονται έξοδα ταξί και εισιτήρια αστικών συγκοινωνιών)

(Στην περίπτωση μετακίνησης με Ι.Χ. καλύπτονται τα έξοδα κίνησης, έως της αξίας του εισιτηρίου δημόσιου μεταφορικού μέσου με το οποίο θα μπορούσε κάποιος να μεταβεί στον τόπο προορισμού, με σειρά προτεραιότητας:  Αεροπλάνο οικονομική θέση (εφόσον υπάρχει) ή λεωφορείο ή τρένο

γ) ξενοδοχείο.

(Μέγιστο ποσό ανά διανυκτέρευση μέχρι του ποσού των 250 ευρώ ημερησίως ή μέχρι 320€ στις ΗΠΑ. για το εξωτερικό ή μέχρι του ποσού των 130 Ευρώ ημερησίως για το εσωτερικό. Επιλέξιμη δαπάνη θεωρείται η προηγούμενη ημέρα της έναρξης του συνεδρίου έως και την ημέρα λήξης των εργασιών του συνεδρίου)

Για τη χρηματοδότηση μέλους της Πανεπιστημιακής κοινότητας για την κάλυψη δαπανών εγγραφής/συμμετοχής σε συνέδριο εις βάρος του προϋπολογισμού του παρόντος έργου, ισχύουν οι ακόλουθοι όροι/προϋποθέσεις:

α) ο αιτών θα πρέπει να είναι καλεσμένος ομιλητής ή να παρουσιάζει ανακοίνωση, η οποία έχει γίνει αποδεκτή από τους οργανωτές του συνεδρίου,

β) για κάθε ανακοίνωση χρηματοδοτείται ένας μόνο συγγραφέας, εάν έχουν συμβάλει περισσότερα μέλη της Πανεπιστημιακής κοινότητας,

γ) στις ευχαριστίες δεν μπορεί να αναφέρεται άλλο χρηματοδοτούμενο έργο, στο οποίο είναι επιλέξιμες οι δαπάνες μετακίνησης,

δ) από τον προϋπολογισμό του έργου για κάθε μέλος του εκπαιδευτικού προσωπικού δύναται να καλυφθούν δαπάνες για εγγραφή/συμμετοχή σε συνέδριο ή μέχρι του ανώτατου ορίου της επόμενης παραγράφου κατά έτος και έως την εξάντληση του ετήσιου προϋπολογισμού του έργου

ε) το ανώτατο όριο των προς κάλυψη δαπανών για την εγγραφή/συμμετοχή σε συνέδριο δεν μπορεί να υπερβαίνει τα 1.600 ευρώ όταν αυτό διοργανώνεται σε πόλη της Ευρώπης και της Μεσογείου ή τα 1.900 ευρώ όταν αυτό διοργανώνεται σε πόλη άλλης ηπείρου.

στ) Εναλλακτικά ένα Μέλος του Εκπαιδευτικού Προσωπικού, αντί να συμμετέχει σε συνέδριο ή με το υπολειπόμενο ποσό των δαπανών συμμετοχής του σε συνέδριο, μπορεί να καλύψει τα έξοδα δημοσιεύσεων σε διεθνή επιστημονικά περιοδικά με κριτές (όταν αυτό δεν είναι εφικτό από το έργο του Τμήματός του) έως του ύψους των 1.900 ευρώ (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ) ανά έτος (Σε περίπτωση που το τιμολόγιο εκδίδεται από ξένο προμηθευτή, αυτό επιβαρύνεται με ΦΠΑ (24%) βάσει εθνικής νομοθεσίας ακόμα και αν δεν
αποτυπώνεται ΦΠΑ στο τιμολόγιο)
Παράδειγμα: Εάν εκδώσετε τιμολόγιο ποσού 1.000 Ευρώ καθαρή αξία με μηδενικό ΦΠΑ, τότε θα πρέπει να υπολογίσετε επιπλέον 240 ευρώ άρα το ποσό που πρέπει να δηλώσετε στην αίτηση σας ώς αιτούμενη χρηματοδότηση είναι 1.240 Ευρώ.

Εφόσον στη δημοσίευση συμμετέχουν περισσότερα του ενός μέλη του εκπαιδευτικού προσωπικού, τα έξοδα δημοσίευσης μπορεί να ανέρχονται έως του αθροίσματος των ποσών που αντιστοιχούν στο σύνολο των συμμετεχόντων. Οι αιτήσεις των ενδιαφερομένων υποβάλλονται στην Κοσμητεία που ανήκει το Τμήμα τους, η οποία και εισηγείται προς τον Επιστημονικό Υπεύθυνο.

 

Το ύψος των δαπανών μετακίνησης υπολογίζεται σύμφωνα με τον Οδηγό Χρηματοδότησης του Ε.Λ.Κ.Ε., όπως αυτός εκάστοτε ισχύει.

Τυχόν υπερβάλλον ποσό καλύπτεται από το ίδιο ή άλλο έργο/πρόγραμμα, με την επιφύλαξη της περ. γ΄.  

2) Δημοσίευση σε Επιστημονικό Περιοδικό (Μέλη Δ.Ε.Π., Ε.Δ.Ι.Π., Ε.Τ.Ε.Π., Ε.Ε.Π.)

- Το περιοδικό απαιτείται να είναι Διεθνές Επιστημονικό και να προβλέπεται η διαδικασία κρίσης για τη δημοσίευση εργασίας.

- Απαιτείται βεβαίωση του Προέδρου του Τμήματος ότι δεν μπορεί να χρηματοδοτηθεί η συγκεκριμένη δημοσίευση από το έργο του Τμήματος,

-Το ανώτατο όριο κάλυψης Δημοσίευσης δεν μπορεί να υπερβαίνει τα 1.900 ευρώ ανά έτος συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.

- Εφόσον στη δημοσίευση συμμετέχουν περισσότερα του ενός μέλη του εκπαιδευτικού προσωπικού, τα έξοδα δημοσίευσης μπορεί να ανέρχονται έως του αθροίσματος των ποσών που αντιστοιχούν στο σύνολο των συμμετεχόντων. Οι αιτήσεις των ενδιαφερομένων υποβάλλονται στην Κοσμητεία που ανήκει το Τμήμα τους, η οποία και εισηγείται προς τον Επιστημονικό Υπεύθυνο.

-Στην περίπτωση που έχει δαπανηθεί μέρος της χρηματοδότησης για Δημοσιεύσεις σε Επιστημονικά Περιοδικά τότε κάθε Μέλος του Εκπαιδευτικού Προσωπικού έχει δικαίωμα χρήσης του υπόλοιπου ποσού  για δημοσιεύσεις σε Επιστημονικά Περιοδικά ή για συμμετοχή σε Διεθνή Συνέδρια κατά τη διάρκεια του έτους.

Διαδικασία Χρηματοδότησης:

1) συμμετοχής σε Διεθνές Συνέδριο ή

2) δημοσίευσης σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό

Μετά την έγκριση του αιτήματος από την Κοσμητεία, το Μέλος της Ακαδημαϊκής Κοινότητας, θα λαμβάνει email που θα αποστέλλει ο χειριστής του έργου, και στο οποίο θα τον ενημερώνει για την έγκριση της αίτησης του. 

Σύμφωνα με την με αριθμ. Πρωτ. 25928/2019 επιστολή του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών τροποποιήθηκε κατ’ εφαρμογή των διατάξεων της παρ. 2 & 6 του άρθρου 72 του ν. 4610/2019 η διαδικασία που αφορά την πραγματοποίηση μετακινήσεων και άλλων δαπανών των έργων:

Ειδικότερα για την κάλυψη των εξόδων μετακίνησης, διαμονής και εγγραφής σε συνέδριο απαιτούνται:

1) Συμμετοχή σε Διεθνές Συνέδριο

  • Σε περίπτωση μετακίνησης ενός μέλους ΔΕΠ/μόνιμου εκπαιδευτικού & ερευνητικού προσωπικού του Πανεπιστημίου στο πλαίσιο του προγράμματος απαιτείται απόφαση έγκρισης από την Κοσμητεία η οποία συνυποβάλλεται με τα απαραίτητα δικαιολογητικά μετακίνησης μετά τη λήξη του συνεδρίου.
  • Οι σχετικές αποδείξεις εκδίδονται απαραιτήτως στα στοιχεία του μετακινούμενου και κατατίθενται ως συνυποβαλλόμενα δικαιολογητικά στο αίτημα  πληρωμής του Επιστημονικού Υπευθύνου προς τη Μ.Ο.Δ.Υ του ΕΛΚΕ, προκειμένου να γίνει η εκκαθάριση και απόδοση του αντίστοιχου ποσού στον μετακινούμενο. Σημειώνεται ότι ως προς τις τιμές των αεροπορικών εισιτηρίων, αυτές δε δύναται να αποκλίνουν σημαντικά από τις τιμές που ισχύουν για την αντίστοιχη πτήση.
  • Η καταβολή όλων των δαπανών μετακίνησης (έξοδα κίνησης και έξοδα διανυκτέρευσης) εις βάρος ενός έργου/προγράμματος θα πραγματοποιείται μέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωμών στον τραπεζικό λογαριασμό που έχει δηλώσει ο δικαιούχος προς τη Μ.Ο.Δ.Υ του Ε.Λ.Κ.Ε. σε εφαρμογή της υπ’ αριθμ. οικ 9235 ΕΞ 2019/ 11.2.2019 Εγκυκλίου του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους (ΑΔΑ : 6Κ82Η-Ρ47).

 

(Μέγιστο ποσό ανά διανυκτέρευση μέχρι του ποσού των 250 ευρώ ημερησίως ή μέχρι 320€ στις ΗΠΑ. για το εξωτερικό ή μέχρι του ποσού των 130 Ευρώ ημερησίως για το εσωτερικό. Επιλέξιμη δαπάνη θεωρείται η προηγούμενη ημέρα έναρξης του συνεδρίου και έως τη βραδιά που λήγει το συνέδριο)

2) Δημοσίευση σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό

  • Σε περίπτωση δημοσίευσης σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό ενός μέλους ΔΕΠ/μόνιμου εκπαιδευτικού & ερευνητικού προσωπικού του Πανεπιστημίου στο πλαίσιο του προγράμματος απαιτείται απόφαση έγκρισης από την Κοσμητεία η οποία συνυποβάλλεται με τα απαραίτητα δικαιολογητικά της δημοσίευσης μετά την ολοκλήρωση της.

Διαδικασία απόδοσης δαπανών Μετακινήσεων ή Δημοσιεύσεων σε Διεθνή Επιστημονικά Περιοδικά

Μετά το πέρας του Συνεδρίου, ή εναλλακτικά τη δημοσίευση στο Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό το μέλος για το οποίο είχε εγκριθεί η χρηματοδότηση θα υποβληθεί η απόδοση των δαπανών στο  Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ που πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής έγγραφα και πρωτότυπα παραστατικά:

(1)   Για τη συμμετοχή σε Διεθνές Συνέδριο:

  • Απόφαση έγκρισης από την Κοσμητεία, καθώς και το email που θα αποστέλλει ο χειριστής του έργου, και στο οποίο θα τον ενημερώνει για την έγκριση της αίτησης του
  • Για τη διαμονή και τη μετακίνηση συμπληρώνετε το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» ανυπόγραφο για την πληρωμή δαπανών μετακίνησης στο οποίο αναφέρετε το συνολικό ποσό των δαπανών μετακίνησης, με δικαιούχο τον μετακινούμενο, επιλέγοντας την αιτιολογία «Ζ. Δαπάνες μετακίνησης». Ως συνυποβαλλόμενα δικαιολογητικά στην περίπτωση πληρωμής δαπανών μετακίνησης προσκομίζονται υποχρεωτικά:
  • το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε7 «Ημερολόγιο Κίνησης», το οποίο έχει αναμορφωθεί προκειμένου να καλύπτονται οι ανάγκες για την εφαρμογή της νέας ρύθμισης,
  • πρωτότυπα παραστατικά των αποδεικτικών μετακίνησης (απόδειξη αγοράς εισιτηρίων στο όνομα του μετακινούμενου, Boarding passes, πρωτότυπη απόδειξη παροχής υπηρεσιών στο όνομα του μετακινούμενου, για τη διανυκτέρευση σε ξενοδοχείο ή άλλο κατάλυμα).  Σε περίπτωση μετακίνησης με Ι.Χ., αποδείξεις διοδίων και προσφορά δημόσιου μεταφορικού μέσου όπου φαίνεται η τιμή του εισιτηρίου που πραγματοποιεί την ίδια διαδρομή με το Ι.Χ., με σειρά προτεραιότητας αεροπλάνο (οικονομική θέση) εφόσον υπάρχει δρομολόγιο, ή λεωφορείο ή τρένο (στα οποία δεν συμπεριλαμβάνονται έξοδα ταξί και εισιτήρια αστικών συγκοινωνιών)
  • Εάν ο μετακινούμενος φέρει την ιδιότητα μέλους του εκπαιδευτικού προσωπικού του Ιδρύματος, συνυποβάλlει και υπεύθυνη δήλωση ότι έχει ενημερώσει το αρμόδιο όργανο και τον Πρόεδρο του Τμήματος και έχει πάρει σχετική άδεια.. Ειδικότερα, για τα μέλη ΔΕΠ, Ε.Ε.Π., Ε.Δ.Ι.Π., Ε.Τ.Ε.Π. αρμόδιο όργανο είναι η Γ.Σ. Τμήματος ή το Δ.Σ. εφόσον έχει εξουσιοδοτηθεί αρμοδίως.
  • Στο ημερολόγιο κίνησης για τις δαπάνες μετακινήσεων δηλώνονται:

α) τα στοιχεία του μετακινούμενου (ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ, ιδιότητα, ΙΒΑΝ, σε περίπτωση που αυτό δεν έχει δηλωθεί ήδη προς τη Μ.Ο.Δ.Υ του Ε.Λ.Κ.Ε),

β) τα στοιχεία της μετακίνησης (τόπος και μέσο μετακίνησης, ημερομηνία αναχώρησης και επιστροφής)

γ) η αιτιολόγηση της σκοπιμότητας και της επιλεξιμότητας της μετακίνησης

 δ) η ανάλυση του είδους της δαπάνης και του κόστους αυτής ανά είδος δαπάνης (εισιτήρια, ξενοδοχείο κ.λπ.).

  • Σημειώνεται ότι στο ημερολόγιο κίνησης θα αναγράφονται μόνο δαπάνες, τα παραστατικά των οποίων είναι αποκλειστικά στο όνομα του μετακινούμενου και τα οποία θα πρέπει απαραιτήτως να έχουν ήδη εξοφληθεί κατά την ημέρα υποβολής τους.
  • Για την εγγραφή σε συνέδριο συμπληρώνετε το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» ανυπόγραφο επιλέγοντας την αιτιολογία «Η. Άλλο» στο οποίο συμπληρώνετε το λεκτικό «Εγγραφή σε συνέδριο». Το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» συνοδεύεται από το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε5 «Κατάσταση Δαπανών» ανυπόγραφο, το πρόγραμμα του συνεδρίου, αντίγραφο των παραστατικών μετακίνησης (εισιτήρια) ή βεβαίωση παρακολούθησης του συνεδρίου. H εξόφληση της δαπάνης πραγματοποιείται μέσω εξόφλησης του νόμιμου φορολογικού παραστατικού, κατόπιν υποβολής αιτήματος πληρωμής του δικαιούχου. Το παραστατικό δύναται να εκδοθεί είτε στα στοιχεία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών) είτε στα στοιχεία του συμμετέχοντος στο συνέδριο (απόδειξη)». Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση έκδοσης παραστατικού στα στοιχεία του Ε.Λ.Κ.Ε. επί πιστώσει, θα πρέπει να διερευνάται εάν αποδέχεται ο φορέας να πληρωθεί μεταγενέστερα, λαμβάνοντας υπόψη ότι συνήθως δεν το δέχονται αυτό οι φορείς.

  • Επίσης επισυνάπτετε για την εγγραφή τα παρακάτω:

    • Απόφαση έγκρισης από την Κοσμητεία καθώς και το email που θα αποστέλλει ο χειριστής του έργου, και στο οποίο θα τον ενημερώνει για την έγκριση της αίτησης του
  • Το πρόγραμμα του Συνεδρίου
  • Αντίγραφο της ανακοίνωσής του
  • Σύντομη έκθεση πεπραγμένων για το Συνέδριο (1-2 σελίδες) υπογεγραμμένη από τον δικαιούχο.

 

(2)   Για τη δημοσίευση σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό:

  • Απόφαση έγκρισης από την Κοσμητεία, καθώς και το email που θα αποστέλλει ο χειριστής του έργου, και στο οποίο θα τον ενημερώνει για την έγκριση της αίτησης του
  • Για την δημοσίευση σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό συμπληρώνετε το Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» ανυπόγραφο, επιλέγοντας την αιτιολογία «Η. Άλλο» στο οποίο συμπληρώνετε το λεκτικό «δημοσίευση σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό». Το Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» συνοδεύεται από το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε5 «Κατάσταση Δαπανών», ανυπόγραφη.
  • Η εξόφληση της δαπάνης πραγματοποιείται μέσω εξόφλησης του νόμιμου φορολογικού παραστατικού, κατόπιν υποβολής αιτήματος πληρωμής του δικαιούχου. Το παραστατικό δύναται να εκδοθεί είτε στα στοιχεία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών) είτε στα στοιχεία του συγγραφέα της δημοσίευσης (απόδειξη)». Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση έκδοσης παραστατικού στα στοιχεία του Ε.Λ.Κ.Ε. επί πιστώσει, θα πρέπει να διερευνάται εάν αποδέχεται ο φορέας να πληρωθεί μεταγενέστερα, λαμβάνοντας υπόψη ότι συνήθως δεν το δέχονται αυτό οι φορείς.
  • Aντίγραφο της δημοσίευσης του
  • Για το τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών στα στοιχεία του ΕΛΚΕ:

EΘNIKO KAI KAΠOΔIΣTPIAKO

ΠANEΠIΣTHMIO AΘHNΩN (ή Ε.Κ.Π.Α.)

EIΔIKOΣ ΛOΓAPIAΣMOΣ KONΔYΛIΩN EPEYNAΣ

(ή Ε.Λ.Κ.Ε.)

Χρήστου Λαδά 6, 105 61 Αθήνα

A.Φ.M. 090145420, Δ' ΔOY Αθηνών

Για τυχόν απορίες ή διευκρινίσεις μπορείτε να απευθύνεστε στα στελέχη των αποκεντρωμένων μονάδων που υπάρχουν σε κάθε Σχολή καθώς επίσης και στην Υπηρεσία Αρωγής Χρηστών του ΕΛΚΕ (Help Desk) κατά τις εργάσιμες ημέρες από 9:00 έως 14.00 είτε τηλεφωνικώς στο 210-727 5900, είτε μέσω e-mail στο helpdesk[at]elke.uoa[dot]gr.

Έντυπα αίτησης χορήγησης αδειών διοικητικού προσωπικού